REDACCIÓN COMERCIAL

Una carta comercial es un documento escrito que una empresa o persona envía a otra para tratar asuntos comerciales.

En ella se expresan operaciones sobre inicio, desarrollo y terminación de determinados asuntos mercantiles.  Es un lazo que une a la empresa o entidad que la escribe con el destinatario que la recibe.

Su principal objetivo es transmitir información y forma un fiel reflejo de la personalidad de la empresa.

Se denomina correspondencia comercial al conjunto de comunicaciones escritas entre diferentes empresas para iniciar, mantener y concretar negocios.
 

CONDICIONES DE LA CARTA COMERCIAL

Toda carta comercial debe reunir los siguientes requisitos:

• CORTESÍA
• CLARIDAD
• PRECISION
• CONCISIÓN
• BREVEDAD
• DISCRECIÓN
• SENCILLEZ
• PUNTUALIDAD
• ORDEN
• ORIGINALIDAD

OBJETIVOS DE LA CARTA:

Son objetivos de una carta comercial:

INFORMAR: la carta comercial informa sobre proposiciones, ofertas, operaciones mercantiles, etc.

INFLUIR: el remitente tratará de fijar su criterio, influyendo en el destinatario, exponiendo argumentos bien fundamentados para dirigir la operación comercial que interese.

PERSUADIR: el remitente tratará de persuadir al destinatario de que la propuesta se realice en los términos que desea.

PLAN PREVIO

Debemos tener en cuenta antes de escribir una carta comercial, los siguientes ítems: 

•  MOTIVO: antes de escribir la carta debemos saber cuál es la causa que motiva la misma.
•  MENSAJE: debe ser algo concreto y expresado con la mayor claridad posible.
• ORDENAMIENTO: implica jerarquizar los puntos de exposición, su origen y extensión en el desarrollo de todo el texto de la carta.
• REDACCIÓN: es conveniente hacer un borrador para evitar errores u omisiones en el original.
• CORRECCIÓN: si se hace el borrador es posible hacer la corrección de errores antes de pasar en limpio la carta.
• PRESENTACIÓN: una carta bien centrada, limpia, sin errores ortográficos y sintácticos, cumplirá el primer objetivo de una buena carta comercial.

TIPOS DE CARTAS

COMERCIALES: son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, etc. Pueden ser: solicitudes de empleo, acuse de recibo, renuncia, solicitud de certificación de servicios, solicitud de crédito, de cobro, de informes, etc.

SOCIALES: tienen como principal objetivo una atención de cortesía; sus asuntos más comunes son: invitación, felicitación, agradecimiento, pésame, etc.

OFICIALES: son aquellas relacionadas con trámites ante instituciones gubernamentales y dependencias públicas. Pueden ser entre otras cosas: de nombramiento, de cesantía, de comisión de servicio, de aumento de sueldo, etc.

PRIVADAS: son las que se hacen a título personal, desprovistas de toda formalidad, y en tono íntimo, dirigidas a familiares y amigos.

FORMA DE LA CARTA

ESTILOS DE PRESENTACIÓN

Es la forma en que se distribuyen las partes de la carta, según el estilo elegido.

BLOQUE PLENO o BLOQUE EXTREMO:  se escribe todo alineado contra el margen izquierdo.

BLOQUE: se escribe el encabezamiento (fecha) y la firma alineadas al margen derecho.  El resto de la carta se alinea hacia el margen izquierdo.

SEMIBLOQUE: el encabezamiento y la firma van alineados a la derecha.  Los párrafos de la carta comienzan con sangría (que deberá ser igual en todos los párrafos).

LATINO: la primera línea del destinatario se escribe contra el margen izquierdo, y en cada una de las siguientes líneas se incrementa la sangría de 1 ó 3 espacios con respecto al anterior.  Esto produce un efecto escalonado en el destinatario.  El resto de la carta es igual al estilo Semibloque.

INTERNACIONAL: los datos del destinatario, la firma y la aclaración  van alineados a la derecha, y el resto de la carta sin sangría y alineado al margen izquierdo.

FÓRMULAS DE SALUDO INICIAL

De mi consideración:

De nuestra consideración:

Señor Jefe de Compras:

Señor:

Estimado cliente:

Estimado señor:

 FÓRMULAS DE INICIACIÓN

Comunicamos a usted que  …………………………………………….

Nos dirigimos a usted en relación a ……………………………………

Tenemos el placer de participarle que …………………………………

Tengo el agrado de dirigirme a usted…………………………………..

En contestación a su carta del …………………………………………

Agradeceré a ustedes se sirvan facilitarme informes sobre ……………

En conocimiento de ……………………………………………………

FÓRMULAS DE FINALIZACIÓN

A la espera de su respuesta, lo saludo muy atentamente.

Quedo a sus órdenes, y lo saludo muy atentamente.

Esperamos sus noticias, y lo saludamos muy atentamente.

Saludo a usted muy atentamente.

Cordialmente.

Atentamente.

PARTES QUE COMPONEN LA CARTA COMERCIAL  

ENCABEZAMIENTO:             

Membre

Lugar y fecha de emisión

Datos del destinatario

Línea de referencia 

Tratamiento (saludo) inicial
 

                CUERPO

 

Introducción o preámbulo
Cuerpo  (asunto que motiva la carta)

DESPEDIDA  

Conclusión o Saludo final

Firma

Aclaración/cargo

DESCRIPCIÓN DE LAS PARTES 
DE LA CARTA COMERCIAL

MEMBRETE: es el logo que identifica a la empresa.  La mayoría de las empresas suelen identificarse con un diseño gráfico o una determinada tipografía.

ENCABEZAMIENTO (FECHA)  comprende el lugar donde se origina, el día, mes y año sin abreviar.  Los meses se escriben con minúscula.

DESTINATARIO: a partir del margen izquierdo se escribe el nombre de la persona o entidad  a quien se dirige.  Si es una persona o entidad común va precedido de Sr/Sra.

Si se trata de organismos municipales, estatales o directivos de bancos y otras entidades se acostumbra preceder su nombre con el calificativo Honorable

Si se trata de profesionales a continuación de Sr. agregamos el distintivo correspondiente a su profesión (doctor, profesor, licenciado, etc.).

Cuando se trata de nombres de personas o entidades demasiado extensas, se debe escribir Sr. en la primera línea de escritura y en el renglón siguiente el nombre.

A continuación se escribe el nombre de la calle, número, piso, oficina.

En el renglón siguiente va el código postal y localidad, o país si se envía al exterior.

Ejemplos:

Sr. Jefe de Personal Lloyds Bank     Presente

Sr. Juan Pérez Avda. Cabildo 1390 Of. 12 (1230) C.A.B.A.

Sr. Lic. Martín Prado Gerente de Sancor S.A. S             /                 D

LINEA DE REFERENCIA: es el título de la carta, la indicación resumida de lo que trata la misma.

TRATAMIENTO (saludo) INICIAL: se escribe partiendo del margen izquierdo y va seguido de dos puntos.

INTRODUCCIÓN O PREÁMBULO: comprende el principio de la carta.  Es el camino que sirve para llegar a las ideas fundamentales que son la parte esencial de la carta.

CUERPO: es la esencia de la carta, el objeto de la misma.  Comprende el desarrollo puro del tema.  Si se tratan varios temas importantes conviene separar cada uno de ellos con punto y aparte.  Los párrafos serán cortos, claros y concisos.

CONCLUSIÓN O SALUDO FINAL: se utilizan fórmulas de cortesía sencillas.

FIRMA Y ACLARACIÓN: debe indicarse quien se responsabiliza de la carta con la firma manuscrita y abajo la aclaración y cargo que ocupa.

INICIALES DEL CORRESPONSAL: siempre a la izquierda se deben colocar las iniciales del nombre y apellido de quien firma la carta y separado con una barra las iniciales en minúscula de quien la tipea.

ANEXOS: cuando hay documentos que acompañan la carta, al final desde el margen izquierdo se escribe la palabra Anexos o Adj. (adjuntos) y a continuación se indica el detalle de la documentación que se anexa a la misma.