El archivo
Conjunto
ordenado de documentos (textos, cartas, expedientes, dibujos, fotos, gráficos,
etc) y el lugar donde se guardan dichos documentos.
Importancia
Obligatoriedad de
guardar ciertos documentos en la empresa. El archivo es la memoria de la
empresa. Para consultar datos en cualquier momento.
Tipos
de archivo
Sistemas
de organización, clasificación y codificación.
Clasificar
Es agrupar
documentos de acuerdo a características o propiedades comunes a todos.
Codificar
Es la tarea
de asignar letras y/o números a los documentos clasificados para registrarlos y
archivarlos.
Los sistemas de clasificación más usuales son:
- Clasificación alfabética
- Clasificación numérica
- Clasificación alfanumérica
- Clasificación geográfica
- Clasificación cronológica
- Clasificación por asunto o tema
- Clasificación alfabética
Los documentos son
organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos (nombre,
título, tipo de documento, etc).
La palabra clave de
ordenamiento se denomina ordenatriz.
Se asignan números
consecutivos a los documentos o expedientes que se van a ordenar.
Estos números
pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío.
Este sistema
requiere el uso de índices o fichas auxiliares que relacionan los números con
los expedientes a ordenar.
Clasificación
geográfica
Los documentos se
clasifican de acuerdo a una zona geográfica relacionada con los mismos (origen,
destino, domicilios, etc.).
El orden geográfico
puede ser por país, provincia, ciudad, y dentro de éstos por temas o nombres
usando la clasificación alfabética, numérica o alfanumérica.
Clasificación
cronológica
Utiliza como criterio distintivo la fecha de
los documentos o expedientes.
Clasificación
por asunto o tema
Los elementos del archivo se clasifican por el
tema o contenido del que tratan.
Archivos
informáticos
Contienen datos en
formato electrónico.
Ventajas:
- Guardan mucha información en poco
espacio.
- Rapidez en localizar la información
- Se puede actualizar, seleccionar,
ordenar y manipular los datos que nos interesen de forma rápida y precisa.
Base de datos: son programas que ocupan un espacio reducido y relacionan la
información incluida en ellos, permitiendo hacer consultas, informes,
ordenamientos, etc.
Además se pueden realizar copias digitales, a través de un escáner y
guardarlos en archivos informáticos con lo que se garantiza su conservación
(cd, dvd, pen drive, etc.)
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