El siguiente tutorial nos guía para trabajar con las plantillas del Procesador de textos Word.
La seleccionada por el autor es para la presentación de un currículum vitae.
¿Es apropiada la foto que presenta este C.V.? Justifica tu respuesta
Si se trabaja con versiones de Word anteriores al 2007 esta guía puede ayudar:
LAS PLANTILLAS
Al
abrir Word automáticamente accedemos aun documento en blanco. Una alternativa
mucho más eficiente en el caso de documentos comunes es utilizar plantillas. A
través de las plantillas, podremos crear documentos basándonos en textos,
formatos y objetos previamente definidos. Bastará con reemplazar cada uno de lo
elementos del documento por los de nuestro trabajo y tendremos un resultado
mucho más rápido que de haber empezado con una hoja en blanco. Para
crear un documento basado en una plantilla, debemos ir al menú Archivo/Nuevo y, en el panel de tareas
que se despliega, elegir la opción Plantillas/En Mi PC si deseamos una plantilla
almacenada en nuestros discos, o Plantillas/Plantillas
en Office Online para descargar plantillas de la Web de Microsoft. De
forma predeterminada, Word trae plantillas para la creación de memorandos,
faxes, currículos, informes, calendarios, cartas, etc.
Cómo
crear nuestras propias plantillas Luego de haber creado un documento nuevo (puede ser en blanco o a partir
de otra plantilla de Word) y de haberlo modificado según nuestra conveniencia,
debemos dirigirnos al menú Archivo y
seleccionar el comando Guardar como…
Luego
de colocarle nombre al archivo, en Guardar como tipo: elegir la
opción Plantilla. Automáticamente, Word cambiará la carpeta de destino
por la carpeta de plantillas. La próxima vez que decidamos crear un documento nuevo a partir de esa
plantilla, en la pestaña General del asistente de Word veremos la plantilla que
creamos con los pasos anteriores. Si deseamos modificar la plantilla debemos
repetir esos pasos y conservar el nombre que le dimos originalmente.
Si observamos la
ventana para la creación de un documento a partir de plantillas, veremos que
hay algunas opciones que tienen un icono distinto al resto, algo así como una
libreta de notas con una varita mágica. Se trata de los asistentes. A diferencia
de las plantillas, los asistentes guían paso a paso al usuario en la creación
de un documento específico. En cada paso se solicitan datos que el usuario debe
completar. Luego, el asistente crea el nuevo documento usando los datos proporcionados
por el usuario.
Conjunto
ordenado de documentos (textos, cartas, expedientes, dibujos, fotos, gráficos,
etc) y el lugar donde se guardan dichos documentos.
Importancia
Obligatoriedad de
guardar ciertos documentos en la empresa. El archivo es la memoria de la
empresa. Para consultar datos en cualquier momento.
Tipos
de archivo
Sistemas
de organización, clasificación y codificación.
Clasificar
Es agrupar
documentos de acuerdo a características o propiedades comunes a todos.
Codificar
Es la tarea
de asignar letras y/o números a los documentos clasificados para registrarlos y
archivarlos.
Los sistemas de clasificación más usuales son:
Clasificación alfabética
Clasificación numérica
Clasificación alfanumérica
Clasificación geográfica
Clasificación cronológica
Clasificación por asunto o tema
Clasificación alfabética
Los documentos son
organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos (nombre,
título, tipo de documento, etc).
La palabra clave de
ordenamiento se denomina ordenatriz.
Clasificación
numérica
Se asignan números
consecutivos a los documentos o expedientes que se van a ordenar.
Estos números
pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío.
Este sistema
requiere el uso de índices o fichas auxiliares que relacionan los números con
los expedientes a ordenar.
Clasificación
geográfica
Los documentos se
clasifican de acuerdo a una zona geográfica relacionada con los mismos (origen,
destino, domicilios, etc.).
El orden geográfico
puede ser por país, provincia, ciudad, y dentro de éstos por temas o nombres
usando la clasificación alfabética, numérica o alfanumérica.
Clasificación
cronológica
Utiliza como criterio distintivo la fecha de
los documentos o expedientes.
Clasificación
por asunto o tema
Los elementos del archivo se clasifican por el
tema o contenido del que tratan.
Etapas
en el trabajo de archivo
Archivos
informáticos
Contienen datos en
formato electrónico.
Ventajas:
Guardan mucha información en poco
espacio.
Rapidez en localizar la información
Se puede actualizar, seleccionar,
ordenar y manipular los datos que nos interesen de forma rápida y precisa.
Base de datos: son programas que ocupan un espacio reducido y relacionan la
información incluida en ellos, permitiendo hacer consultas, informes,
ordenamientos, etc.
Además se pueden realizar copias digitales, a través de un escáner y
guardarlos en archivos informáticos con lo que se garantiza su conservación
(cd, dvd, pen drive, etc.)
Buscar trabajo es un verdadero trabajo! Esta búsqueda es en sí misma “un
trabajo” que debemos organizar adecuadamente si queremos lograr el empleo
buscado.
Para lograrlo, es importante tener una actitud positiva, a pesar de las
dificultades que encontraremos durante el proceso de búsqueda. Lo fundamental es ser perseverantes,
demostrar entusiasmo y reforzar la autoestima.
Antes de postularnos para un determinado empleo, debemos analizar con
mucha honestidad cuáles son nuestros puntos fuertes y los aspectos a mejorar
para desempeñarnos eficientemente en el puesto deseado. En función de ello, fijaremos nuestro objetivo laboral estableciendo qué
nos gustaría hacer. Por ejemplo: quiero desempeñarme como secretaria/o en una
gran empresa.
Definido el objetivo, comenzaremos a buscar entre las
ofertas que se adapten a nuestras necesidades y aspiraciones. Esta información podemos obtenerla a través
de: cadena de contactos; agencias de
personal temporario; selectoras de personal; avisos clasificados; bolsas de
trabajo y carteleras; instituciones de capacitación relacionadas con la
especialidad.
Agencias de personal temporario: son empresas de servicios eventuales que
remiten personal temporariamente a sus empresas-clientes. Resultan convenientes para adquirir
experiencia y para hacernos conocer laboralmente. Los empleados son sus
contratados, ellas les pagan, y en algunos casos retienen un porcentaje de
comisión.
Finalizado
los contratos, las agencias tratarán de reubicarlos, pero si lo consideran necesario,
efectivizan a los empleados, que pasan a depender de sus nuevos empleadores.
Consultoras de personal: son estudios especializados en selección de
personal. Son contratadas por las
empresas para la búsqueda de personal de determinado perfil. Están relacionadas con el sector de Recursos
Humanos y pueden ocuparse de la capacitación del personal de la empresa.
Realizan
la entrevista y presentan candidatos a las empresas que las contrataron. Pueden ocuparse también de su evaluación y
seguimiento a pedido de las empresas.
Es
importante estar registrados en sus archivos de postulantes para aumentar
nuestras chances de insertarnos laboralmente.
Los anuncios: es el primer canal que debemos explorar, es
el más utilizado para los puestos iniciales de todo tipo, aún profesionales.
Las empresas (venta directa). Si
estamos interesados en alguna profesión específica, como ser Bancos, Agencias
de Publicidad, etc, es aconsejable confeccionar un listado de empresas y
presentarnos en forma espontánea con nuestro C.V. en mano con su
correspondiente carta de presentación explicando por qué queremos trabajar allí
y por qué a ellos les puede interesar contratarnos.
Esta
modalidad se conoce como venta directa, ya que nosotros mismos preparamos un
mailing, es decir un listado de empresas y consultoras con las que se quiere
establecer contacto y simplemente se les envía el CV y la carta de
presentación.
Los contactos:
tengamos en cuenta que muchas personas pueden llegar a ser un buen
contacto, no lo desestimemos en nuestro proceso de búsqueda laboral. El contacto puede establecerse a través de
una carta o un llamado a toda aquella persona que por sí misma o por ser un
eventual referente, sea conveniente que conozca que estamos en una búsqueda
laboral.
Para los que buscan su primer empleo podemos
agregar: las bolsas de trabajo de universidades,
consejos profesionales, cámaras u otras asociaciones similares, periódicos y
revistas que tienen secciones donde podemos publicar un pequeño aviso
ofreciendo nuestros servicios.
Todas son opciones posibles.
Cómoelegirunanuncio
Elegir qué anuncio contestar es una tarea que hay que hacer
cuidadosamente. Cuando se cita a alguien
para una entrevista no se hace mediante un método por azar ni tampoco al
primero que llega. Se cita a aquellos
que, según entiende la persona que lee los CV, tienen las calificaciones
necesarias para esa posición.
Los avisos nos informan sobre: la empresa (su prestigio, su capacidad,
sus ventajas); el cargo a cubrir (tipo de relación, posibilidades de ascenso,
motivaciones laborales, forma de trabajo, remuneración); el perfil de empleado
que desea la empresa (edad, formación, experiencia o no, nivel cultural,
aspecto personal).
Es recomendable leer los anuncios los días de máxima publicación, en
general los domingos.
Si bien hay secciones del periódico destinadas a la publicación de
anuncios laborales, que no debemos dejar de leer, siempre es conveniente una
lectura exhaustiva de todo el diario, pues aunque no es usual en ciertas
ocasiones aparecen anuncios en otras secciones, en otros días o en otros
diarios, y uno de ellos puede ser el que estamos esperando.
Recortemos los anuncios que contestamos registrando en el margen: medio
y fecha.
No seamos indiscriminados, no contestemos cualquier anuncio por desesperación. Esto no aumenta el número de posibilidades,
sino que sólo aumenta el número de cartas que enviamos.
Leamos cuidadosamente el anuncio, veamos cuáles son los requisitos
excluyentes y los no excluyentes. De
ellos veamos cuáles cubrimos y cuáles no.
Analicemos con rigurosidad. No
todos los anuncios dirán claramente qué es excluyente y qué no, debemos
determinarlo nosotros.
La mayoría de los anuncios están escritos en género neutro, es decir se
dirigen a la profesión, especialidad o función sin determinar si es jefe o
jefa, es muy raro encontrar esta diferenciación. En general lo ponen pocas empresas y cuando
lo hacen, a menudo es porque se decide alentarlas a que escriban.
Si una búsqueda solicita sexo masculino, es imposible
que seleccionen a una mujer, por lo tanto en este caso no es conveniente
escribir.
Requisitos no excluyentes: por
ejemplo, analicemos el tema de los idiomas: si no tenemos un buen inglés
tengamos en cuenta que muchas veces se
pide “conocimientos”, otras veces se solicita “inglés, no excluyente” y frases
similares.
Entonces
siendo así el anuncio puede ser para nosotros.
Si se pide nivel “bilingüe” o “muy buenos conocimientos de inglés,
excluyente”, no lo contestemos, pues seremos excluidos, o si nos llaman
fallaremos en la primer entrevista en inglés que tengamos que superar.
Por
el contrario, si se pidiesen “buenos conocimientos de Excel” y nosotros
realmente los tenemos, éste es un elemento muy bueno a favor nuestro, siempre
que se cumpla con por lo menos el 80% de los requisitos excluyentes.
Una vez elegidos los anuncios, prepararemos una carta de presentación
para cada uno de ellos. El propósito
nuestro es despertar el interés del otro para que nos cite a una entrevista, y
el que lea nuestro CV sabrá que a su vez nosotros hemos leído atentamente su
anuncio, y que no somos contestadores compulsivos de anuncios.
Si deseamos de todos modos contestar un anuncio sin
cumplir todos los requisitos, es importante indicarlos en la carta de
presentación; digamos algo así como “si bien no cubrimos todos los requisitos
solicitados nos interesa mucho la posición y la empresa o la posición y tomar
contacto con esa consultora”.
Una presentación honesta siempre nos pondrá en una
posición ventajosa, aunque no cubra el 100 por ciento de los requisitos.
El timing de su respuesta.
Si
hoy es domingo preparemos el sobre hoy y llevémoslo mañana lunes. Si dice llevar en mano, tratemos de hacerlo
el mismo día (si no es feriado o fin de semana) o el primer día hábil.
No
argumentemos que “hay tiempo”, cualquier día de esta semana es igual, o cosas
parecidas. Hagámoslo de inmediato!!
Manejando los requerimientos de salario.
El
tema del salario siempre es un tema delicado y difícil de contestar.
Si el
anuncio no menciona especialmente el tema, no es necesario ponerlo.
Si lo
especifica no dejemos este punto sin contestar.
Qué cifra poner? Aquí damos algunas ideas:
No
poner una cifra que después no se pueda modificar y que implique que quedemos
descartados por este motivo.
Si
estamos trabajando, otra idea es poner el dato real de cuánto se está ganando
actualmente y cuáles son las expectativas presentes, “mantener el nivel”,
“mejorar” u “obtener una importante mejora”, según sea nuestra situación
laboral.
Si
estamos desempleados y no queremos arriesgar un monto podemos indicar cuál era
nuestro último salario.
Frases
como “sobre la remuneración hablaremos en una entrevista”, cuando en el
periódico se pedía expresamente que indiquemos las pretensiones, pueden
dejarnos fuera de carrera.
Es muy común que en las empresas se hable de
remuneración bruta (antes de los descuentos correspondientes) y que los
postulantes hablen de remuneración neta o de bolsillo (después de practicarle
los descuentos correspondientes). Para
evitar enojosas confusiones posteriores, es aconsejable explicitar de cuál de
los dos valores estamos hablando: bruto o neto.
Se
aconseja hablar siempre de salario en valores brutos.
Demandas de personal para pensar dos veces
antes de contestar.
Los AVISOS TRAMPA son aquellos que no definen concretamente los
informes sobre el puesto a cubrir o sobre la empresa solicitante.
Todo
depende de nosotros y de nuestra capacidad, pero siempre dudemos de las cosas
fantásticas, nadie regala nada y no se puede ser “millonario” de un día para
otro, ni ganar cifras superlativas.
Muchos
anuncios que solicitan promotores por ejemplo, son empresas poco serias y
parecería que aprovecharan el momento en que hay desocupación.
Si
las posiciones de promoción son de empresas serias, adelante!, pero tengamos
cuidado con las ofertas que recibimos.
Por
otra parte, si nunca vendimos nada, nos gusta trabajar con la computadora y nos avergonzamos ante extraños, quizá esto
tampoco sea para nosotros.
Los AVISOS ANÓNIMOS evitan mencionar la
empresa solicitante por razones de funcionamiento interno, generalmente para
evitar que la sola cita de su nombre atraiga recomendados o excesivo número de
postulantes. en lugar de dirección,
suelen mencionar casilla de correo.
En síntesis: analicemos con cuidado los anuncios antes de
contestarlos: deben ser para nosotros.
En
los avisos clasificados aparecen palabras en otros idiomas (generalmente en
inglés) o abreviaturas que se supone que todos conocemos….
part time: trabajo de medio tiempo
full time: tiempo completo
telemarketing: venta telefónica
merchandising: comercialización
franchising: franquicia
free lance: trabajos realizados sin cumplir
horarios en la empresa
junior: persona que tiene hasta dos
años de experiencia profesional
semi senior: de dos a cinco años de
experiencia
senior: más de cinco años de
experiencia
data entry: persona que ingresa datos a la
computadora
RR.HH: Recursos Humanos
RR.PP: Relaciones Públicas
c/exp: con experiencia
EL CURRÍCULUM
VITAE
El
currículum es un inventario ordenado de los antecedentes, estudios y
ocupaciones de una persona que aspira a obtener un puesto o cargo. Se utiliza para que el empleador pueda
conocer de una manera rápida los antecedentes del futuro empleado, para lo cual
le solicitará toda la documentación que acredite lo mencionado en el
currículum.
Un
CV “vende”, es un documento de marketing personal, de su contenido, detalles,
extensión, objetividad, dependerá la posibilidad de que lo llamen para mantener
una entrevista.
El
CV debe “hablar por nosotros.
No abundemos en detalles superfluos, que confundan
al lector. Tengamos en cuenta que nuestro objetivo es lograr que nos
seleccionen para una entrevista.
Diseño
cronológico: enumeramos los distintos puestos que ocupamos desde el más antiguo hasta el actual.
funcional: similar al cronológico, pero comenzamos por el empleo más reciente y finalizamos por el más antiguo.
mixto: es una mezcla de ambos (cronológico y funcional). Se coloca un listado de las empresas para las cuales se trabajó y
por separado un detalle de lo actuado funcionalmente.
Partes de un CV
Encabezamiento: nombre, apellido,
domicilio, teléfono, edad, estado civil, dirección de correo electrónico.
Objetivo: sólo se pondrá si nos
sentimos seguros de cuál es el objetivo que persigo para presentarme en ese
puesto laboral. De nada sirve poner un objetivo genérico que sirva para todas
las empresas y puestos.
Educación: primero siempre el título
más alto alcanzado, consignando año de graduación y lugar donde fue realizado.
Si aún continúo estudiando se deberá poner “en proceso” y aclarar en que etapa
de la carrera se encuentra.
Otros estudios: se puede incluir
aquí los estudios de computación e idiomas, aclarando niveles alcanzados. También actividades de perfeccionamiento y
actualización profesional.
Antecedentes laborales: indicaremos el puesto desempeñado, el período
trabajado y la empresa. Eventualmente
podemos indicar la dirección y teléfono de dicha organización.
Es imprescindible detallar
todos los trabajos realizados, porque el entrevistador tomará en consideración
los períodos en blanco y nos preguntará el porqué de los mismos.
Datos adicionales: no son obligatorios. Hobbies, deportes,
lecturas, etc.
Generalidades
En caso que no tengamos
antecedentes laborales, se sugiere hacer especial atención en los cursos y
estudios especiales que ha realizado y que lo habilitan para ejercer el puesto
al que se presenta.
La situación de despido de
un trabajo podemos no aclarar la causal en el CV, pero sí la fecha de
egreso. Recordemos que debemos estar
preparados para que nos pregunten algo sobre el despido en la entrevista. Si no nos preguntan debemos nosotros hablar
del tema.
La edad es otro tema a tener
en cuenta. No podemos mentir ya que en
una primer entrevista quedará develada la mentira.
Evitemos el uso del
pronombre personal Yo. Se presume de
antemano que todo lo que dice el CV es sobre nosotros, por lo que queda poco
elegante decir “yo” hice esto o aquello. Siempre queda mejor un leguaje neutro.
Utilice frases cortas ya que
son más contundentes, con un lenguaje sencillo.
El objetivo es comunicarse.
Debe presentarse en forma
prolija, estar escrito en PC, cuidando el vocabulario y la ortografía.
En cuanto a la extensión
debe abarcar como máximo dos carillas, para que pueda leerse fácilmente y así
tener un panorama completo de lo que somos capaces de hacer.
Podemos incluir una foto en
el mismo.
Al momento de dar formato al
CV recordar que debe dar una imagen discreta, no recargar con colores,
distintos tamaños y tipos de letras (se aconseja fuente Times New Roman o Arial
tamaño 11). Sí puede usarse negrita, cursiva, mayúsculas y minúsculas para
resaltar párrafos, siempre dentro del tipo de letra que hayamos elegido, sin
mezclarlas.
No corresponde dejar
espacios entre párrafos, sólo lo necesario para facilitar la lectura.
Controlar el texto antes de
imprimirlo (diagramación, ortografía, etc).
Utilice el mejor papel para
realizar la impresión del mismo. Es conveniente utilizar impresora láser. Si se
utiliza papel en color, que sean tenues. No utilicemos colores estridentes, ya
que dificultan la lectura.
El CV debe ser fácil de
analizar, comprender y leer; debe adaptarse al lector, es decir ser preparado a
medida del destinatario; debe ser contundente, para ello hagamos un retrato
fiel de nuestras realizaciones concretas; debe poder diferenciarse de otros CV,
tratando de sobresalir por la calidad de su presentación y contenido.
Incluir en el envío del CV
la carta de presentación.
No acompañar el CV con
copias de títulos o cursos. Éstos serán
requeridos posteriormente.
Nunca enviar fotocopia de un
CV, utilizar siempre el original.
Si el envío del CV será
realizado por correo electrónico, es recomendable que la carta de presentación
se haga en el mensaje de envío del correo, y el CV se envíe en archivo adjunto.
Es importante realizar el CV
en programas de uso masivo (Word) ya que corremos el riesgo que si lo
realizamos en otro programa, el destinatario no pueda abrirlo. Es importante también no
utilizar diseños complicados (fondos de color, fotos, etc) en el archivo
adjunto para que el correo no sea “pesado”, es decir que no ocupe mucha memoria
en una PC, para que el empleador pueda “bajarlo” rápidamente.
También es importante que si
enviamos varios CV a distintas empresas, o bien enviarlos “con copia oculta” o
un mail a cada empresa.
Los test utilizados en los exámenes psicotécnicos son técnicas de evaluación psicológica que posibilitan una mayor comprensión y medición de las competencias laborales de los postulantes. Existen test de diversos tipos, los cuales se diferencian, principalmente, por el nivel de estructuración y los métodos que se utilizan para su interpretación.
Competencias que evalúan los test
Personalidad Laboral
- Adaptabilidad y flexibilidad.
- Autonomía e independencia.
- Tolerancia a la frustración.
- Equilibrio emocional.
- Proactividad.
- Motivación.
Competencias Intelectuales
- Nivel de inteligencia.
- Capacidad de atención.
- Creatividad y potencial cognitivo.
- Rendimiento intelectual.
Relaciones interpersonales
- Estilo de comunicación.
- Estilo de relación con las figuras de autoridad.
- Capacidad de trabajo en equipo.
Las técnicas más utilizadas
Los test de Inteligencia
Los test de inteligencia generalmente se caracterizan por su alto nivel de estructuración, incluyendo diversos ítems en los que hay que hallar las respuestas correctas a cada uno de los problemas presentados. Generalmente, se orientan a evaluar la capacidad para el razonamiento según premisas lógico – racionales.
La técnica más utilizada es el Test de Matrices Progresivas de Raven, el cual cuenta con diversas escalas que difieren entre sí por su longitud y nivel de complejidad. Se trata de un ejercicio de completamiento de figuras, que evalúa la capacidad para establecer relaciones y nexos lógicos entre diferentes variables de forma simultánea.
Los Test de Personalidad
Los test de personalidad tienen como objetivo evaluar las características propias de cada postulante, incluyendo el equilibrio emocional, el modo en que se vincula con los demás y otras variables que tienen que ver con el modo de ser de cada uno. Dentro de los test de personalidad encontramos tres grupos diferentes: los test gráficos, los inventarios de personalidad y los test de personalidad no estructurados.
Los Test Gráficos
Los test gráficos se caracterizan por tener como principal consigna el realizar un dibujo, que puede ser o no precisado por el evaluador. En general, dichas técnicas tienen como objetivo conocer características de personalidad y habilidades intelectuales, incluyendo otras competencias según el test de que se trate.
La técnica más utilizada es el de “Persona bajo la lluvia”, la cual posibilita evaluar las características de personalidad, el estilo intelectual y el modo de afrontamiento ante las situaciones de presión contextual.
Inventarios de personalidad
Se trata de cuestionarios o inventarios que implican la elección de ítems según las preferencias personales.
La elección puede ser con múltiples alternativas o simplemente por sí o por no. Generalmente, se presentan en modo de afirmación.
Dichos ejercicios evalúan diferentes dimensiones de la personalidad, teniendo como resultado valores numéricos en cada uno de los factores que mide la técnica.
El test de personalidad poco estructurada
Dentro de esta categoría, se incluyen los ejercicios que tienen como principales métodos de evaluación la percepción de láminas de diferentes grados de estructuración (desde figuras definidas a figuras indefinidas), el relato de historias, el completamiento de frases, entre otros.
Dichos ejercicios evalúan características dinámicas de la personalidad, teniendo como resultados interpretaciones diferentes en cada persona, sin que las respuestas tengan una significación única y universal.
Una de las técnicas más utilizadas es el Psicodiagnóstico de Rorschach, que solicita al postulante que cuente todo lo que puede ver en cada una de las láminas que le presenta el evaluador.
Una carta
comercial es un documento escrito que una empresa o persona envía a
otra para tratar asuntos comerciales.
En
ella se expresan operaciones sobre inicio, desarrollo y terminación de
determinados asuntos mercantiles. Es un
lazo que une a la empresa o entidad que la escribe con el destinatario que la
recibe.
Su
principal objetivo es transmitir información y forma un fiel reflejo de la
personalidad de la empresa.
Se
denomina correspondencia comercial al conjunto de comunicaciones
escritas entre diferentes empresas para iniciar, mantener y concretar negocios.
CONDICIONES
DE LA CARTA COMERCIAL
Toda carta comercial debe
reunir los siguientes requisitos:
CORTESÍA
CLARIDAD
PRECISION
CONCISIÓN
BREVEDAD
DISCRECIÓN
SENCILLEZ
PUNTUALIDAD
ORDEN
ORIGINALIDAD
OBJETIVOS DE LA CARTA:
Son objetivos de una carta comercial:
INFORMAR: la
carta comercial informa sobre proposiciones, ofertas, operaciones mercantiles,
etc.
INFLUIR: el remitente tratará de fijar
su criterio, influyendo en el destinatario, exponiendo argumentos bien
fundamentados para dirigir la operación comercial que interese.
PERSUADIR: el
remitente tratará de persuadir al destinatario de que la propuesta se realice
en los términos que desea.
PLAN PREVIO
Debemos tener en cuenta antes de escribir una carta
comercial, los siguientes ítems:
MOTIVO:
antes de escribir la carta debemos saber cuál es la causa que motiva la misma.
MENSAJE:
debe ser algo concreto y expresado con la mayor claridad posible.
ORDENAMIENTO:
implica jerarquizar los puntos de exposición, su origen y extensión en el
desarrollo de todo el texto de la carta.
REDACCIÓN: es
conveniente hacer un borrador para evitar errores u omisiones en el original.
CORRECCIÓN: si
se hace el borrador es posible hacer la corrección de errores antes de pasar en
limpio la carta.
PRESENTACIÓN:
una carta bien centrada, limpia, sin errores ortográficos y sintácticos,
cumplirá el primer objetivo de una buena carta comercial.
TIPOS DE CARTAS
COMERCIALES: son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, etc. Pueden ser: solicitudes de empleo, acuse de recibo, renuncia, solicitud de certificación de servicios, solicitud de crédito, de cobro, de informes, etc.
SOCIALES: tienen como principal objetivo una atención de cortesía; sus asuntos más comunes son: invitación, felicitación, agradecimiento, pésame, etc.
OFICIALES: son aquellas relacionadas con trámites ante instituciones gubernamentales y dependencias públicas. Pueden ser entre otras cosas: de nombramiento, de cesantía, de comisión de servicio, de aumento de sueldo, etc.
PRIVADAS: son las que se hacen a título personal, desprovistas de toda formalidad, y en tono íntimo, dirigidas a familiares y amigos.
FORMA DE LA CARTA
ESTILOS DE PRESENTACIÓN
Es la forma en que se distribuyen las partes de
la carta, según el estilo elegido.
BLOQUE
PLENO o BLOQUE EXTREMO: se
escribe todo alineado contra el margen izquierdo.
BLOQUE: se
escribe el encabezamiento (fecha) y la firma alineadas al margen derecho. El resto de la carta se alinea hacia el
margen izquierdo.
SEMIBLOQUE: el
encabezamiento y la firma van alineados a la derecha. Los párrafos de la carta comienzan con
sangría (que deberá ser igual en todos los párrafos).
LATINO: la
primera línea del destinatario se escribe contra el margen izquierdo, y en cada
una de las siguientes líneas se incrementa la sangría de 1 ó 3 espacios con
respecto al anterior. Esto produce un
efecto escalonado en el destinatario. El
resto de la carta es igual al estilo Semibloque.
INTERNACIONAL:
los datos del destinatario, la firma y la aclaración van alineados a la derecha, y el resto de la
carta sin sangría y alineado al margen izquierdo.
FÓRMULAS DE SALUDO INICIAL
De mi consideración:
De nuestra consideración:
Señor Jefe de Compras:
Señor:
Estimado cliente:
Estimado señor:
FÓRMULAS DE INICIACIÓN
Comunicamos a usted que …………………………………………….
Nos dirigimos a usted en
relación a ……………………………………
Tenemos el placer de
participarle que …………………………………
Tengo el agrado de dirigirme
a usted…………………………………..
En contestación a su carta
del …………………………………………
Agradeceré a ustedes se
sirvan facilitarme informes sobre ……………
En conocimiento de
……………………………………………………
FÓRMULAS DE FINALIZACIÓN
A la espera de su respuesta,
lo saludo muy atentamente.
Quedo a sus órdenes, y lo
saludo muy atentamente.
Esperamos sus noticias, y lo
saludamos muy atentamente.
Saludo a usted muy
atentamente.
Cordialmente.
Atentamente.
PARTES QUE
COMPONEN LA CARTA
COMERCIAL
ENCABEZAMIENTO:
Membre
Lugar y fecha de emisión
Datos del destinatario
Línea
de referencia
Tratamiento (saludo) inicial
CUERPO
Introducción o preámbulo Cuerpo(asunto que motiva la carta)
DESPEDIDA
Conclusión o Saludo final
Firma
Aclaración/cargo
DESCRIPCIÓN
DE LAS PARTES DE LA
CARTA COMERCIAL
MEMBRETE: es
el logo que identifica a la empresa. La
mayoría de las empresas suelen identificarse con un diseño gráfico o una
determinada tipografía.
ENCABEZAMIENTO
(FECHA) comprende el
lugar donde se origina, el día, mes y año sin abreviar. Los meses se escriben con minúscula.
DESTINATARIO: a
partir del margen izquierdo se escribe el nombre de la persona o entidad a quien se dirige. Si es una persona o entidad común va
precedido de Sr/Sra.
Si se trata de organismos municipales,
estatales o directivos de bancos y otras entidades se acostumbra preceder su
nombre con el calificativo Honorable
Si se trata de profesionales a continuación de
Sr. agregamos el distintivo correspondiente a su profesión (doctor, profesor,
licenciado, etc.).
Cuando se trata de nombres de personas o
entidades demasiado extensas, se debe escribir Sr. en la primera línea de
escritura y en el renglón siguiente el nombre.
A continuación se escribe el nombre de la calle,
número, piso, oficina.
En el renglón siguiente va el código postal y
localidad, o país si se envía al exterior.
Ejemplos:
Sr.
Jefe de Personal
Lloyds Bank
Presente
Sr.
Juan Pérez
Avda. Cabildo 1390 Of. 12
(1230) C.A.B.A.
Sr.
Lic. Martín Prado
Gerente de Sancor S.A.
S / D
LINEA
DE REFERENCIA: es el título de la carta, la indicación
resumida de lo que trata la misma.
TRATAMIENTO
(saludo) INICIAL: se escribe partiendo del margen izquierdo y
va seguido de dos puntos.
INTRODUCCIÓN
O PREÁMBULO: comprende el principio de la carta. Es el camino que sirve para llegar a las
ideas fundamentales que son la parte esencial de la carta.
CUERPO: es
la esencia de la carta, el objeto de la misma.
Comprende el desarrollo puro del tema.
Si se tratan varios temas importantes conviene separar cada uno de ellos
con punto y aparte. Los párrafos serán
cortos, claros y concisos.
CONCLUSIÓN
O SALUDO FINAL: se utilizan fórmulas de cortesía sencillas.
FIRMA
Y ACLARACIÓN: debe indicarse quien se responsabiliza de la
carta con la firma manuscrita y abajo la aclaración y cargo que ocupa.
INICIALES
DEL CORRESPONSAL: siempre a la izquierda se deben colocar las
iniciales del nombre y apellido de quien firma la carta y separado con una
barra las iniciales en minúscula de quien la tipea.
ANEXOS:
cuando hay documentos que acompañan la carta, al final desde el margen
izquierdo se escribe la palabra Anexos o Adj. (adjuntos) y a continuación se indica el detalle de
la documentación que se anexa a la misma.
